Formation animer une réunion
Il est assez fréquent, en entreprise, lorsque l’on échange avec des salariés, d’entendre un manque de motivation grandissant à la participation aux réunions.
Pourquoi beaucoup de collaborateurs ont-ils l’impression de perdre leur temps dans des réunions à répétition dans lesquelles ils peuvent ne pas trouver leur place ou de valeur ajoutée pour la réalisation de leur mission et l’atteinte des objectifs communs ?
Les raisons de ces perceptions sont bien entendues diverses mais peuvent être facilement identifiables pour y remédier. Il est de la responsabilité de l’animateur de donner envie aux collaborateurs non seulement de participer activement à une réunion mais surtout de faire de celle-ci, un véritable espace de coopération pour avancer ensemble.
Quelles sont les bonnes questions à se poser et quels sont les actes à poser, pour optimiser les réunions en les transformant en véritables leviers de leadership et accompagner le développement du potentiel de chaque collaborateur.trice ?
Il ne s’agit alors pas tant de savoir comment animer une formation techniquement – la recette peut se trouver aisément dans les livres ou sur internet-, il s’agit surtout d’appréhender pratiquement comment dérouler des réunions inspirantes, qui participent à fédérer, impliquer des collaborateur.trices.
Autrement dit, comment transformer une réunion en véritable acte managérial?
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Quels bénéfices concrets apporte une formation à l’animation de réunion ?
Les bénéfices concrets se retrouvent dans les trois temporalités de la mise en place d’une réunion:
En amont:
- Du gain de temps pour l’organisateur en se posant les bonnes questions tant au niveau de la pertinence d’une réunion, de sa forme, de l’intention recherchée, de l’anticipation dans l’organisation et la préparation de son déroulé.
- De la motivation pour les participant.es convié.es, grâce à leur compréhension de leur valeur ajoutée (reconnaissance) dans cette réunion
- De la facilitation pour s’assurer de la présence des participants invités
Durant la réunion
- Du respect vis-à-vis de la durée de la réunion
- De la convivialité et de l’efficacité grâce à la structuration des différents temps de réunion, à la justesse de la communication et aux temps d’échanges organisés
- De la sérénité pour l’animateur.trice et pour les participant.es grâce à une gestion appropriée de groupe et/ou de situations difficiles.
- De l’engagement fertile de la part des acteur.trices grâce à des séquences de travail facilitant l’intelligence collective et la participation active de chacun.e.
Après la réunion
- Le respect des engagements de chacun grâce à un plan d’action concret et accepté de tous
- L’atteinte des objectifs fixés et l’avancée concrète des projets initiés.
Comment choisir la formation la plus pertinente pour apprendre à animer efficacement une réunion ?
Une formation pertinente doit permettre aux participant.es, à la fois d’acquérir les bases théoriques d’organisation et de structuration d’une réunion mais également de s’approprier les bonnes pratiques et la bonne posture en s’entraînant concrètement durant le temps de formation.
Elle doit également les accompagner à transformer les apports travaillés en apprentissage à la mise en pratique dans leur contexte spécifique professionnel, en tenant compte de leur réalité.
Quels formats pédagogiques sont proposés pour se former à l’animation de réunion ?
Nos formations sont construites autour d’apports théoriques, de mises en situation et d’exercices pratiques afin de permettre aux participant.es de repérer leurs difficultés et de les corriger immédiatement, grâce à des feedbacks constructifs.
Quel que soit le format pédagogique choisi – présentiel ou distanciel – l’appropriation des apprenants est facilitée par les interactions et échanges constants avec eux et entre eux.
Quelle compétence développer pour conduire une réunion productive et engageante ?
La compétence indispensable pour proposer des réunions qui répondent aux critères d’efficience, à savoir l’engagement et la coopération des acteurs, la productivité et la réussite des objectifs décidés s’appuie sur des savoirs, des savoirs-faire et des savoirs-être.
Pour répondre aux bénéfices recherchés, identifiés plus haut,
- Les savoirs importants concernent la connaissance de la psychologie humaine en comportement de groupe, d’un conflit et son origine, les principes de la communication interpersonnelle, les différentes techniques d’animation d’une réunion (lancement, conclusion, etc.), les principes de structuration etc.
- Les savoirs-faire qui découlent des connaissances précédentes sont notamment , la capacité à définit un ou des objectifs précis, à structurer pertinemment les différents temps de réunion dans le temps imparti, utiliser les différentes techniques et outils d’animation en adéquation avec les résultats souhaités, favoriser les échanges grâce à une communication interpersonnelle authentique et respectueuse, anticiper et gérer les situations difficiles et les conflits, etc.
Déployer avec efficience ces savoirs-faire ne peut se faire sans le support des savoirs-être suivants: la prise de recul, la capacité à se poser les bonnes questions, la confiance en soi et l’affirmation de soi, l’écoute, la bienveillance, la gestion du temps, la gestion du stress etc.
Quelles solutions existent pour financer une formation à l’animation de réunion ?
Ce type de formation peut être financé tout ou en partie par l’Opco de l’entreprise, suivant les modalités de prise de charge de celui-ci.
Pour cela, il est nécessaire que l’organisme dispensateur de la formation soit certifié QUALIOPI.